Pieczęć elektroniczna - realizuj transakcje biznesowe nowocześnie i bezpiecznie!

W dzisiejszych czasach zarówno mniejsze, jak i większe przedsiębiorstwa chętnie sięgają po rozmaite, zaawansowane technologie. Nie tylko te bezpośrednio związane z prowadzeniem handlu czy świadczeniem usług, ale również dotyczące załatwiania bieżących spraw biznesowych i formalności wynikających z funkcjonujących przepisów. Przykładowo, w zakresie sporządzania, uwierzytelniania i porządkowania ważnej dokumentacji ogromną popularność zyskują nowoczesne usługi zaufania, oferujące takie rozwiązania, jak kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Co to takiego? Kiedy warto z niej skorzystać? I jakie dokładnie formy potrafi przyjąć tzw. e-pieczęć? O tym najlepiej opowiedzieć w odniesieniu do solidnych produktów renomowanej marki. Czyli takich, jak pieczęć elektroniczna EuroCert.

Pieczęć elektroniczna - idealna dla nowoczesnego biznesu

Powszechne zjawisko cyfryzacji oraz dynamika rozwoju technologii informatycznych w naturalny sposób skłaniają do zamiany tradycyjnych narzędzi na ich nowocześniejsze wersje. Dotyczy to również sfery biznesowej. I nie tylko konkretnych urządzeń, wdrażanych w punktach handlowych, lokalach usługowych czy zakładach przemysłowych. Chodzi również o uniwersalne rozwiązania, np. odnoszące się do organizacji pracy, zarządzania firmową dokumentacją oraz realizowania bieżących formalności.

Pod tym względem ogromne uznanie zyskały elektroniczne usługi zaufania. Warszawa oraz inne większe miasta to zaś nie jedyne miejsca, gdzie tego typu możliwości cieszą się wciąż rosnącą popularnością. Wspomniane usługi zapewniają przedsiębiorcom oraz rozmaitym placówkom i podmiotom nowoczesne, sprawne i bezpieczne realizowanie różnych transakcji biznesowych i ważnych formalności. Zwłaszcza takie narzędzia, jak kwalifikowany podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczna okazują się rozwiązaniami niezwykle praktycznymi, na miarę dzisiejszych czasów.

W przypadku wielu instytucji i firm szczególne zastosowanie znajduje tzw. e-pieczęć. Czym ona właściwie jest? Najprościej rzecz ujmując, to narzędzie cyfrowe, które w przestrzeni online stanowi pełnoprawny odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej. Służy ono zatem zabezpieczaniu dokumentów. Pozwala na pojedyncze bądź masowe pieczętowanie dokumentów elektronicznych danymi organizacji. Pieczęć elektroniczna kwalifikowana - przez swoją funkcjonalność, a także zgodność z polskimi regulacjami prawnymi i unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz posiadanie stosownego certyfikatu kwalifikowanego - gwarantuje integralność i autentyczność ważnych, cyfrowych plików oraz potwierdzenie tożsamości podmiotu wydającego elektroniczny dokument. Zarówno w skali Polski, jak i całej wspólnoty państw Unii Europejskiej.

Co do zasady, pieczęć elektroniczna dysponuje certyfikatem kwalifikowanym, powiązanym z cyfrowymi danymi, identyfikującymi konkretną instytucję lub firmę. To informacje do odczytu przez odbiorcę dokumentu, np. takie jak nazwa organizacji, adres jej siedziby, typ identyfikacji podatkowej (VAT, NTR), NIP czy nazwa jednostki organizacyjnej. W przeciwieństwie jednak do podpisu kwalifikowanego, e-pieczęć kwalifikowana nie zawiera danych osobowych (imienia, nazwiska, nazwy stanowiska). Wymienione rozwiązania służą bowiem innym celom i ważne jest, aby ich nie mylić.

E-pieczęć i podpis kwalifikowany - czym się różnią?

Czasami przedsiębiorcy odbierają elektroniczny podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczną jako synonimy odwołujące się do tego samego narzędzia. To założenie jest jednak błędne, zaś wymienionych narzędzi nie należy ze sobą mylić. Oba rozwiązania - choć mogą działać na podobnej zasadzie, a ich nazwy brzmieć pokrewnie - w istocie mają inne, uprawnione zastosowanie.

Podpis kwalifikowany i pieczęć elektroniczna - różnice między nimi są dość istotne. Pierwsze narzędzie, zawierające dane osobowe (o czym była mowa wyżej) pozwala na składanie oświadczenia woli. I to zarówno we własnym imieniu, jak i reprezentując konkretny podmiot (choćby spółkę). Elektroniczny podpis kwalifikowany został stworzony z uwagi na osoby fizyczne. Jego skutek prawny jest taki sam, jak w przypadku klasycznego, własnoręcznego podpisu. Umożliwia on podpisywanie różnych, elektroniczny dokumentów, takich jak umowy cywilnoprawne, leasingowe i handlowe, pełnomocnictwa, deklaracje podatkowe do US czy też dokumenty przeznaczone do aukcji i przetargów internetowych.

Tymczasem do zadań drugiego, wspomnianego narzędzia należy zagwarantowanie autentyczności i integralności dokumentów cyfrowych. Z e-pieczęci mogą korzystać tylko osoby prawne: instytucje publiczne, spółki prawa handlowego, organizacje pozarządowe (np. jednostki samorządu terytorialnego, spółki kapitałowe - akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - fundacje, uczelnie wyższe, spółdzielnie). To rozwiązanie ma moc typowej, tuszowej pieczątki firmowej. Zatem pieczęć elektroniczna jest wystawiana na dane działalności, nie zaś osobowe. I stosuje się ją również w przypadku wielu typów dokumentów, takich jak oferty handlowe, elektroniczne faktury, wyciągi bankowe, raporty i sprawozdania czy też wewnętrzna dokumentacja kadrowa.

Rodzaje e-pieczęci elektronicznej, podobnie jak podpisu kwalifikowanego, współcześnie potrafią być różne - choćby pod względem nośników, na których są dostępne. Rozwiązanie to występuje np. na karcie kryptograficznej, własnym serwerze, urządzeniu HSM czy też w chmurze. Przykład? Kwalifikowana pieczęć elektroniczna EuroCert, dostępna w wariantach dostosowanych do odmiennych preferencji użytkowych oraz potrzeb formalnych i biznesowych.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej to tradycyjna i zarazem najprostsza forma tego typu rozwiązania. Opiera się bowiem na konkretnych, fizycznych elementach. Nośnik pieczęci elektronicznej ma bowiem postać karty bankomatowej lub karty SIM. I w zależności od wybranego wariantu - wymaga odpowiedniego czytnika. W pierwszym przypadku będzie to nieco większe akcesorium (obsługujące karty w formacie bankomatowym), wyposażone w przewód, który da się podłączyć do komputera. W drugim zaś pojawi się możliwość instalacji karty kryptograficznej SIM w kieszonkowym czytniku USB, wyglądającego jak pendrive. Jednak procedura opieczętowania dokumentu lub pliku każdym z wymienionych rozwiązań będzie wymagała również zastosowania odpowiedniego, desktopowego narzędzia. Aplikacja ta może być jednak obsługiwana na komputerze także w trybie offline.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna EuroCert, dostępna na karcie kryptograficznej, doskonale sprawdza się zwłaszcza przy stacjonarnym opieczętowywaniu pojedynczych dokumentów, w firmach oraz instytucjach z siedzibą w jednym miejscu, gdzie upoważnieni pracownicy mają fizyczny dostęp do opisywanego rozwiązania. Ten wariant chętnie wybierają firmy kładące nacisk na bezpieczeństwo w lokalnych środowiskach informatycznych. A także urzędy i organizacje, których procedury biznesowe nie wymagają wyższego stopnia automatyzacji. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie EuroCert to zestaw, który - poza nośnikiem i czytnikiem - zawiera certyfikat kwalifikowany EuroCert (wydawany na okres 1, 2 lub 3 lat) oraz oprogramowanie do składania i weryfikacji pieczęci elektronicznej, jak również obejmuje usługę weryfikacji danych podmiotu i zdalne wsparcie techniczne. Karta z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną EuroCert świetnie sprawdza się m.in. przy opieczętowaniu wydawanych zawiadomień, zaświadczeń lub pism urzędowych czy też w ramach prowadzonej i archiwizowanej dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze ECSigner

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze to zdecydowanie nowocześniejszy wariant, który dodatkowo ma do zaoferowania przyjazne w obsłudze rozwiązania. Dzięki nim użytkownik elektronicznych usług zaufania zyskuje większą niezależność w zakresie stosowania przywołanych narzędzi. Doskonałym tego przykładem jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze ECSigner. Co ją wyróżnia? Przede wszystkim, ta wersja nie wymaga korzystania z karty i obsługującego ją czytnika. Te elementy zastępuje specjalna aplikacja mobilna na smartfony, realizująca procedurę uwierzytelnienia w ramach procesu pieczętowania plików lub dokumentów cyfrowych. Niemniej, chmurowa pieczęć elektroniczna EuroCert to wariant, w przypadku którego także konieczne stanie się użycie dodatkowego narzędzia desktopowego (komunikującego się z usługą pieczęci elektronicznej, przechowywanej w chmurze). Dopiero poprawne przejście procedury logowania i przepisanie jednorazowego kodu uwierzytelniającego (generowanego przez aplikację mobilną) umożliwi opieczętowanie danego pliku.

Gdzie doskonale sprawdza się e-pieczęć w chmurze? Chętnie korzystają z niej nowoczesne przedsiębiorstwa, stawiające na zaawansowane technologicznie rozwiązania, a także urzędy o rozproszonych oddziałach w wielu różnych lokalizacjach. Przede wszystkim jednak opisywana wersja okaże się najlepsza wtedy, gdy następuje konieczność zdalnego dostępu do rozwiązania, również dla większej liczby osób działających w ramach jednej organizacji (pojawia się możliwość dodawania i usuwania użytkowników chmurowej pieczęci elektronicznej). EuroCert ECSigner obejmuje usługę weryfikacji tożsamości i potwierdzenia danych firmowych (w formie stacjonarnej lub online), kwalifikowany certyfikat e-pieczęci w chmurze (na okres jednego roku, 2 lub 3 lat), oprogramowanie do składania i obsługi pieczęci (aplikacja mobilna i narzędzie desktopowe) oraz stałe wsparcie techniczne i dostęp do portalu umożliwiającego zarządzanie usługami zaufania. Czyli to, co potrzebne, aby np. pieczętować dokumenty przetargowe i zaproszenia do składania ofert czy też oznaczać i zabezpieczać elektroniczne faktury.

Pieczęć Elektroniczna HSM

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze to także narzędzie często wdrażane przez średnie oraz duże przedsiębiorstwa, wymagające masowego pieczętowania dokumentów cyfrowych. Jak w takich przypadkach jest realizowane wspomniane rozwiązanie? Jedną opcją jest hostowanie chmurowej pieczęci elektronicznej EuroCert na serwerze korzystającej z niej firmy. Druga opcja to zastosowanie specjalnego urządzenia - HSM (Hardware Security Module) - zapewniającego ochronę kryptograficzną danych. W efekcie, kwalifikowana e-pieczęć staje się rozwiązaniem kompleksowym, pozwalającym - za sprawą interfejsu API - na automatyzację procedury pieczętowania w systemie klienta, jak ERP, CRM, EZD. Na takiej zasadzie działa też pieczęć elektroniczna EuroCert ECQSS Seal (zaś HSM może znajdować się albo w siedzibie firmy korzystającej z usług zaufania, albo w ramach infrastruktury EuroCert).

Dla kogo jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna HSM? Na takie rozwiązania stawiają nowoczesne firmy, instytucje oraz urzędy charakteryzujące się rozbudowaną siecią ulokowanych w różnych miejscach jednostek. Chodzi także o organizacje i działalności dysponujące gotowymi systemami do integracji. Opisywana kwalifikowana pieczęć elektroniczna EuroCert jest w stanie zagwarantować takim podmiotom sprawne, zautomatyzowane i masowe pieczętowanie wielu dokumentów i plików elektronicznych. Dotyczy to m.in. takich sytuacji, jak potwierdzanie realizacji transakcji w usługach online czy obsługa firmowej korespondencji elektronicznej.

Pieczęć elektroniczna PSD2

Pieczęć elektroniczna PSD2 to propozycja elektronicznych usług zaufania od EuroCert, skierowana do dostawców usług płatniczych (PSP). Mowa o podmiotach spełniających wymogi odnośnie bezpieczeństwa przepływu informacji i uwierzytelnienia, uregulowane w dyrektywie o usługach płatniczych (PSD2). EuroCert, dzięki swoim uprawnieniom, może wchodzić w owocną współpracę z dostawcami usług płatniczych prowadzących rachunki (ASPSP) czy też zewnętrznymi dostawcami usług płatniczych, działającymi na terenie Unii Europejskiej (TPP). Pozwala na uzyskanie potrzebnych certyfikatów, takich jak kwalifikowany certyfikat uwierzytelniania witryn internetowych (QWAC PSD2) - m.in. do weryfikuję tożsamość podmiotu - czy kwalifikowana pieczęć elektroniczna (QSEAL PSD2) - do złożenia podpisu cyfrowego pod przesyłanymi danymi. Z możliwości powiązanych z pieczęcią elektroniczną PSD2 chętnie korzystają np. instytucje płatnicze, banki, dystrybutorzy kart sklepowych i paliwowych czy niezależni operatorzy bankomatów.

Kwalifikowane znaczniki czasu - co to takiego?

Kwalifikowane znaczniki czasu stanowią dodatkową usługę, która jeszcze bardziej uwierzytelnia powstanie, podpisanie lub przypieczętowanie dokumentu w zakresie określonego terminu. Co to znaczy? To rozwiązanie gwarantujące przeprowadzenie wymienionych wyżej działań w konkretnym dniu i o konkretnej godzinie. Elektroniczne znaczniki czasu pozwalają uchronić się przed fałszowaniem dokumentów lub ich antydatowaniem. Dzieje się tak, ponieważ dokument jest znakowany wedle niezależnego źródła (Zaufana Trzecia Strona), nie zaś czasu systemowego (stacji roboczej lub serwera). Z uwagi na zalety tego uniwersalnego rozwiązania, większość użytkowników elektronicznych usług zaufania - w tym podpisu kwalifikowanego czy e-pieczęci - decyduje się również na kwalifikowane znaczniki czasu EuroCert.

Gdzie zamówić pieczęć elektroniczną?

Szukasz innych rozwiązań? Sprawdź!

• Kasy fiskalne
• Drukarki fiskalne
• Wagi elektroniczne
• Szuflady kasowe
• Terminale płatnicze
• Kasoterminale
• Kolektory danych
• Drukarki etykiet
• Drukarki paragonowe
• Drukarki kart plastikowych
• Systemy sprzedaży
• Czytniki kodów kreskowych
• Terminale komputerowe
• Ekrany dotykowe
• Weryfikatory cen
• Metkownice